·       Avant de créer une fiche FMA, rechercher l’existence de la même manif sur une période précédente

·       Actualiser une ancienne fiche existante à chaque fois que possible

·       On ne crée pas plusieurs fiches pour un même événement qui se produit plusieurs fois ou de façon récurrente

 

·       Les animations qui se répètent de façon hebdomadaire à des jours réguliers.

·       Les fêtes votives : une seule fiche avec le détail de chaque journée dans le programme.

·       Marchés réguliers : une fiche générale sur toute l’année actualisée tous les ans

·       Les foires bimensuelles : une fiche globale avec une occurrence de date pour chaque date de l’année et horaires précis.

·       Visites guidées et autres manifestations à plusieurs dates avec le même programme, dans un même lieu et qui ne sont pas à fréquence régulière :

o   Ex : visite guidée sur 8 dates pendant l’été avec le même nom, le même programme et dans le même lieu.

o   Pour les Offices de Tourisme qui sortent des calendriers Fêtes et manifestions :

Il est possible afin d’éviter que ces offres se placent à la fin des exports et ne soient pas classées par dates, de saisir une fiche type de la visite guidée avec les différentes dates (5 maxi), cette fiche sera cochée « intérêt départemental » et pour les OT une fiche par date cochée « intérêt local ».

Ce principe est également élargi pour les Offices de Tourisme qui le souhaitent pour la saisie des marchés (cf cas particuliers).

 

 

·       Les manifestations sur une longue durée et des dates espacées (ex Opéra Eclaté : saison hiver 2). Une fiche par événement et dans le descriptif on mentionne dans quel cadre général se situe cette manifestation.

 

·       Les festivals sur une période courte (ex : Cahors Blues Festival) :

o   une fiche générale avec un descriptif global, la période du festival et le programme détaillé et éventuellement le lien vers le pdf du programme détaillé 

o   une fiche détaillée pour chaque « grand » concert avec en titre le nom du concert, est noté également à la fin le nom du festival.

 

·       Un festival qui organise des stages, animations ou ateliers (ex Bretenoux, Africajarc…) : chacun est géré sur une fiche spécifique qui détaille le contenu de l’animation. Le lien avec le festival auquel il est associé se fait dans le descriptif. Cette fiche vient compléter la fiche générale du festival et les fiches par concert.

(rappel pour rechercher toutes les animations autour d’un festival, il est possible de cocher pour chaque fiche dans le champ « Nom événement générique » - liste des grands festivals… le nom du festival de référence.)

 

·       Les manifestations nationales (fêtes de la musique, journée du patrimoine)

o   Remplissage systématique du champ « événement national / multi-régional ».

o   On saisit une fiche pour chaque prestation avec un titre explicite, la référence à l’évènement se fait dans le descriptif commercial et par le biais du champ « événement national/multi-régional ».

Ex :

Nom de la manif : Visite du Jardin du Château de...

Descriptif : Dans le cadre des journées européennes du patrimoine, découvrez les merveilleux jardins.....

Cocher : Événement national / Multi-régional : Journées du patrimoine

 

·       Les manifestations qui se déroulent, dans un même lieu, même organisateur, même intitulé, le même jour de la semaine mais avec un programme différent à chaque fois.

                        Ex : le Thé dansants de Cahors

 

Toutes les manifs saisies seront conservées dans le SIT pendant au moins 2 ans.

Pour un évènement qui a lieu tous les ans, on ne duplique pas la fiche de l’année passée, on l’actualise.

 

       

·       Nom

·       adresse précise du lieu ou du lieu de départ

·       moyens de communication : 1 tél ou 1 email minimum

·       dates

·       Type

·       Catégorie(s)

·       Description de la manifestation

·       Géolocalisation manuelle

·       Tarifs (les renseigner systématiquement y compris pour les manifs gratuites).

·       Photo : 1 photo mini pour toutes les fiches et 3 photos minimum pour les manifs de niveau d’intérêt national

 

 

 

 

·       Forme : en minuscule avec une majuscule a chaque mot à l’exception des articles
ex : Vide-Greniers et Puces à Biars-sur-Cère

·       Contenu : le nom de la manifestation doit être explicite et précis :

o   pour un événement artistique, préciser le nom de l’artiste ou de l’intervenant et l’activité : ex : Exposition Photographique de B1 ''Mali Soit Ki Mali Pense"

o   pour un événement courant et commun, préciser le lieu (rendre le nom de la manif « unique » si il ne l’est pas) : ex : Marché à Lalbenque, Fête votive de Souloumès, Vide-Greniers à Gourdon

o   Pour un événement unique et identitaire d’un lieu : se contenter du nom précis de la manif et du millésime: ex : Cahors Blues Festival 2019 ; 5ème Festival "Polyphonies en Bouriane"

·       Référence au lieu : Attention : le lieu à préciser n’est pas la commune mais le nom du village où se déroule la manif : ex : Concours de Belote à Labastide-Murat

 

·       Il doit être saisi dans tous les cas et contenir un texte général qui présente la manifestation.

·       Saisir en minuscule.

·       Faire des phrases (avec un sujet, un verbe et un complément). Il faut qu’à la lecture du descriptif on puisse comprendre la manifestation…

·       Attention aux caractères spéciaux et aux retours à la lignes multiples liés aux copier-coller

·       Ne pas intégrer ici un programme détaillé ni des tarifs ni des coordonnées tél ou email ou URL

·       Facultatif, il précise le déroulement des événements et les horaires. Ne pas faire de phrase, énumérer avec des tirets :

ex : pour la transhumance

Mardi 9 avril - de Rocamadour à Carlucet – Départ 10h (16 km)

Mercredi 10 avril - Voyageons vers Frayssinet (14 km)

Jeudi 11 avril - Suivons les brebis jusqu’à Gigouzac (13 km)

Vendredi 12 avril - Cap sur Crayssac ! (13 km)

Samedi 13 Avril - Enfin arrivé à destination à Luzech ! (12 km)

 

Ne pas saisir

 

Ne pas saisir

 

 

 

 

·       Date début – Date fin obligatoires même si la manif est sur 1 jour

 

·       Par année civile : ne pas saisir de période d’ouverture à cheval sur 2 années civiles : Ex : si une manif à lieu du 15/12/2019 au 18/01/2020, il faut créer deux périodes : du 15/12/2019 au 31/12/2019 et du 01/01/2020 au 18/01/2020.

 

·       Horaires de gauche à droite : Ne renseigner « Heure ouvert 2 » et « Heure fermeture 2 » que si « Heure ouvert 1 » et « Heure fermeture 1 » sont déjà saisis.

 

·       Triche sur le jour : si la manifestation se termine dans la nuit : Ex de 20 h à 2 h, on indique qu’un seul jour : Du 04/08/2019 au 04/08/2019 de 20 h à 2 h.

 

·       Jours d’ouverture uniquement : pour les expositions ou les marchés qui sont associés à des périodes longues : ne pas renseigner « Jour de fermeture » mais jour d’ouverture. 
Ex : pour expo ayant lieu tout le mois d’avril du mardi au samedi, de 10H à 18h, saisir :

Date début : 01/04/2019

Date fin : 30/04/2019

Heure Ouvert 1 : 10 :00

Heure fermeture 1 : 18:00

Jour ouverture : Mardi, Mercredi, Jeudi, Vendredi, Samedi

 

 

·       Pour les marchés réguliers : Une seule fiche avec plusieurs occurrences de dates

 

Première occurrence :

date début : la première date de l’année : ex 02/01/2019 (c’est un mercredi)

date fin : la dernière date de l’année : ex : 28/12/2019 ( c’est un samedi)

heure début 1 : 8:00

heure fin 1 : 13:00

Jour ouverture :  Mercredi, Samedi

 

Autres occurrences : chaque date (dans l’interface V2 Tourinsoft) – on utilise le mode Calendrier avec la récurrence hebdomadaire

 

Date début : 02/01/19

Date fin : 2/01/2019

heure début 1 : 8 :00

heure fin 1 : 13 :00

Récurrence : Hebdomadaire – jour Jeudi – Samedi – jusqu’au : 31/12/2019

 

·       Pour les visites guidées : 2 méthodes

o   1 seule fiche comme pour les marchés si les dates répondent à une récurrence régulière

o   Une fiche par mois avec le détail des dates dans chaque fiche

 

 

Utiliser obligatoirement le bouton « choix » :

La commune sera reliée à son numéro INSEE.

 

Le lieu principal se limite à la commune, le détail du lieu exact de la manifestation sera renseigné dans l’Adresse de la manifestation » qui était noté avant « adresse de la manifestation »

Si la manifestation se déroule sur plusieurs communes, indiquer le lieu principal, les autres lieux dans le programme car on ne peut saisir qu’un seul lieu principal. Pour une manif itinérante (randonnée), indiquer le lieu de départ.

 

 

A remplir pour indiquer l’adresse précise de la manif ou le point de départ pour une randonnée… 

 

A remplir si la manif se situe dans un lieu identifié ayant un nom.

Ex : une galerie d’art, un café, une médiathèque…

ou pour une randonnée le lieu du rdv

Ex : Eglise Saint Pierre

Indiquer le lieu précis de la manifestation

Ex : 45 Rue de la République, le bourg, place du village…

Entre parenthèse le nom du village ou du hameau si ce n’est pas le même que la Commune

Utiliser préférentiellement l’interface de saisie V2 :  on utilise le bouton

 

Cela permet de remplir en automatique tout le bloc adresse

 

Facultatif : on le renseigne si nécessaire pour préciser l’adresse 1.

 

Ne pas utiliser

 

On saisit dans l’adresse 3 le nom du village pour les communes nouvelles si ce n’est pas le même nom que la commune. Ex : Souloumès dans « adresse 3 » et Cœur de Causse dans « Commune »

 

Si on a utilisé le bouton Rechercher une Adresse de la V2, le nom du Village est inséré dans Adresse1 entre parenthèse : ex : Le Bourg (Soulomès)

Utiliser le bouton « choix »

 

Utiliser le bouton « choix »

 

Pour info, la géolocalisation automatique sur Google maps se fait à partir des champs suivants : Adresse 1, Code postal, Commune (d’où l’intérêt de les saisir).

 

·       Obligatoire

·       Une seule valeur par fiche.

 

Voir le tableau annexe « FMA reference categorisation.xlsx »

On saisit dans :

·       Type Culturel : les visites guidées, concerts…

·       Type Manifestations Commerciales : vide grenier, brocante, marché… (toutes les manifestations dans lesquelles il y a de la vente.)

·       Type Sports et loisirs : randonnées, compétitions sportives, concours, loto, pétanque…

 

·       obligatoire 1 ou 2 valeurs

·       Cas des marchés

o   On coche « marché » pour les marchés classiques réguliers qui se déroulent toute l’année

o   On coche « marché thématique » tous les autres marchés sur des périodes plus courtes.

 

·       1 à 3 valeurs par fiche

·       Obligatoire pour :

o   Compétition sportive

o   Concert

o   Concours

o   Festival

o   Foire ou salon

o   Marché thématique

o   Sortie nature

o   Spectacle

o   Stage

·       Facultatif les autres catégories

 

Voir le tableau de référence

 

 

A sélectionner dans la liste :

Liste des grands festivals du département ou grands moments…

 

Permet de rechercher toutes les manifestations liées à un festival ou un grand moment (ex : Festival du Jazz).

« Cinélatino »

Cette manifestation est à cocher dans la liste générique « cinélatino – Rencontres de Toulouse » et à mettre au niveau départemental.

 

 

Une fiche peut être liée avec d’autres fiches dont des FMA.

Pour un festival sur plusieurs jours, la fiche générale du festival doit-être reliée aux fiches « filles » des concerts (par soirée, ou par journée).

 

Cliquer sur « prestations liées »

Allez chercher la fiche à lier avec le lien rouge…

Vous pouvez faire une recherche avec :

-        Le nom de la manifestation

-        L’identifiant

(Il faut que la fiche que l’on souhaite lier soit déjà créée)

Valider

 

 Sur la fiche mère apparaît tous les liens vers les offres “filles“ et parfois d‘autres liens vers des fiches d‘autres bordereaux.

Les fiches “filles” sont liées à la fiche mère mais pas aux autres fiches filles

 

 

Lorsqu‘on crée un lien de la fiche mère vers les fiches filles, le lien récoproque se fait automatiquement.

A sélectionner dans la liste : 

Permet de rechercher toutes les manifestations liées à un événement national (ex : les manifestations pour les journées du patrimoine).

 

 

Local / National / Départemental / Non renseigner

A saisir, champ obligatoire.

Pour mémoire : les manifestations d’intérêt local ne sont pas publiées sur les sites départementaux et régionaux.

 

Cf liste de référence des niveaux d’intérets

 

Il existe un nouveau niveau d’intérêt « non touristique » pour les événements locaux professionnels ou sociaux qui ne concernent pas la clientèle touristique (ne remontent pas sur les sites web touristiques)

  

 

 

·       On saisit au moins 1 numéro de tél ou un email

·       le site internet : URL complet de la manifestation si il existe (pas celui de l’organisateur)

 

Ne pas cocher

 

 

 

Toutes les informations relatives à l'organisateur, les infos, la réservation sont à saisir dans cette rubrique

Saisir à chaque fois que possible les contacts pour les types suivants :

·       Organisation par exemple le Comité des Fêtes de.. adresse, tél…

·       Renseignement –information : l’Office de Tourisme, adresse, tél…

·       Réservation / billetterie : par exemple le bureau du Festival de Blues ou l’Office de Tourisme s’il assure la réservation.

 

Autres champs à renseigner dans cette rubrique :

·       Nom ou raison sociale (Rappel : saisir en minuscule avec la première lettre en majuscule.)

·       Tél ou Email 1 obligatoire.

 

 

 

Ne saisir que :

·       Si la case modification manuelle est sur « non » ou « non renseigné », positionner la manifestation sur la carte

·       Si Modification manuelle est sur « oui » : vérifier la localisation.

Ne pas saisir

 

Ne pas saisir

 

 

 

A saisir même si gratuit.

·       Tarif abonné

·       Tarif adulte

·       Tarif enfant

·       Gratuit

Le tarif général doit être utilisé le moins possible : uniquement lorsque le prix est unique (le même pour tous). Les « tarif adulte » et « tarif enfant » doivent être utilisés le plus souvent.

 

Tarifs mini et maxi sur deux années :

Si, on a qu’un seul tarif, le saisir dans le minimum euro de l’année correspondante.

Même si la manif est gratuite, il faut saisir dans le champ tarif « gratuit ».

 

Nous n’avons plus besoin de saisir les tarifs dans le champ de l’année n et dans le champ de l’année n+1 pour les fiches qui sont saisies en fin d’année pour l’année d’après.

L’année n’est plus mentionnée.

 

Complément tarif :

Utiliser uniquement pour apporter une précision sur l’intitulé du tarif.

 

Pour les tarifs enfants, saisir l’âge maxi dans le champ « Age maxi pour réduction ».

 

  

Voir instruction INS PRO 033 Ajout photos Médiathèque Tourinsoft V5

Vérifier la taille des images avant import : taille conseillée : 2500 pixels et au format jpg

Réduire la taille si supérieure

Taille mini : 800 px

Eviter les dessins et les GIFS

 

Permet de lier un document pdf contenant par exemple le programme détaillé de la manifestation.

Libellé du pdf

Pensez à modifier si nécessaire le libellé du pdf, le texte s’affiche sur les sites internet.

Ex : programme détaillé du festival de théâtre

 

Deux possibilités de lien vers le fichier pdf programme :

1)    Soit en remplissant le champ url fichier, si le document se trouve sur un site externe : indiquer l’url complet du document

Ex : http://www.laruedesenfants.org/documents/programmation-rue-des-enfants.pdf

 

2)    Soit en utilisant le champ document pour associer un fichier

Même procédure que pour l’import d’une photo, voir instruction « import dans la médiathèque ».

Ne pas saisir.

 

 

 

Les thèmes affinitaires de l’onglet emarketing sont à cocher par chaque OT pour les offres qui saisissent.

 

Cocher uniquement les tags suivants

- Accès libre : manifestation gratuite pour tous

- En soirée : à partir de 19 h

Ne pas saisir.

 

Prévisualisez votre saisie ici :

http://wcf.tourinsoft.com/Syndication/cdt46/d5251485-9cff-4cd4-9992-e57cd74a9f39/object/FMAMIP046V51HGYL/

en remplacant l’Identifiant « FMAMIP…. »  par l’identifiant de votre Manifestation